Neben der effizienten Verwaltung aller rechnungsbezogenen Aufgaben sollte die beste Rechnungssoftware in der Lage sein, die folgenden Vorteile zu bieten:
Minimierung von Zahlungsverzögerungen – Die richtige Softwarelösung kann dazu beitragen, Ihren Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozess zu rationalisieren und es Ihnen ermöglichen, Zahlungen pünktlich zu bekommen und zu erhalten. Indem Sie Ihre Daten und Ihre Terminplanung organisieren, können Sie Ihr Inkasso auf den Punkt bringen und Ihre Rentabilität steigern.
Minimieren Sie verpasste Zahlungen – Durch die genaue Überwachung und Verfolgung Ihrer Rechnungsverpflichtungen stellen Sie sicher, dass Sie keine Zahlungen verpassen, was sich positiv auf das Endergebnis auswirkt.
Pflegen Sie ein professionelles Image – Eine gute Rechnungs- und Rechnungslösung kann dazu beitragen, den Ruf Ihres Unternehmens zu verbessern. Die meisten Softwarelösungen bieten Unterstützung für individuelle Logos und andere Designverbesserungen für Zahlungsdokumente und Rechnungen. Sie können eine organisierte und prompte Herangehensweise an den Tag legen, um ein professionelles Image bei Ihren Kunden auszustrahlen.
Sie können Ihre Buchhaltungs- und Finanzprozesse rationalisieren, indem Sie wichtige Aufgaben automatisieren. Sie können Kosten senken, indem Sie das Personal in der Rechnungs- und Abrechnungsabteilung reduzieren und Zeit sparen, die für die Nachverfolgung und Verfolgung von säumigen Zahlern aufgewendet wird. Ebenso erhöhen Sie den Cashflow durch schnellere Bezahlung der Rechnungen und verbessern die Kundenbeziehungen durch kürzere Zeiten bei der Behebung von Fehlern.
Minimieren Sie Betrug und verbessern Sie die Sicherheit. Eine gute Softwarelösung für die Rechnungsstellung verfügt über Sicherheitsfunktionen auf Bankniveau, um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung vor Hacks oder neugierigen Blicken geschützt ist. Dies ist vergleichsweise sicherer, als wenn Sie Ihre Rechnungen manuell erstellen und als E-Mail-Anhang versenden.
Was sind die Funktionen einer Rechnungssoftware?
Obwohl sich Rechnungslösungen in Bezug auf den Funktionsumfang, die Zielanwendungen und den Preis stark unterscheiden, verfügen sie über gemeinsame Standardfunktionen. Eine seriöse App sollte über die folgenden Funktionen verfügen: Eine Rechnungssoftware hilft Ihnen bei Eingangsrechnungen scannen.
– Neue Rechnungserstellung. Ermöglicht die Erstellung von sauberen und professionellen Rechnungen, die an Ihre Marke angepasst werden können. Das System sollte das Extrahieren und Integrieren von Informationen aus Projekten, Stundenzetteln und Kundendatensätzen ermöglichen.
– Erstellung von Kundendatensätzen. Eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, persönliche und Kaufinformationen von Kunden zusammenzufassen und relevante Dateien in einer einzigen, zentralen Datenbank anzuhängen, die mit Suchfiltern für einen einfachen Zugriff auf Kundendatensätze ausgestattet ist.
– Kreditkartenabwicklung. Die Rechnungssuite sollte es Ihnen ermöglichen, Zeit zu sparen und die Abrechnung zu erleichtern, indem sie Kreditkarten zeitnah verarbeitet und wiederkehrende Abrechnungen sowie eine sichere Kundenverwaltung ermöglicht. Einige Systeme ermöglichen sogar die automatische Abrechnung von Kreditkarten, damit Kunden keine fällige Zahlung verpassen.
– Vordefinierte Vorlagen. Wie Ihre Rechnungen aussehen, ist ebenso wichtig wie deren Genauigkeit. Deshalb sollte ein System professionelle und vordefinierte Kommunikationsvorlagen bereitstellen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können Ihre Buchhaltung auch personalisieren und Ihre Marke tragen.
– Einstellung mehrerer Währungen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihr Abrechnungs- und Rechnungssystem nahtlos mit dem Rest Ihrer Softwarearchitektur zu verbinden, ähnlich wie bei Ihren grundlegenden Finanzoperationen. Die Einstellung mehrerer Währungen kann für die Ausstellung von Quittungen, die Annahme von Zahlungen und die Verwaltung von Steuern nützlich sein und ist für Unternehmen mit globalen Aktivitäten von entscheidender Bedeutung.
– Empfangen/Senden von Informationen. Mit dieser Funktion können Sie schnell Angebote an Ihre Kunden senden, da es eine zentrale Datenbank gibt, in der alle Informationen gespeichert und leicht zugänglich gemacht werden.
– Rechnung, Zahlung und Steuerbericht. Ein gutes Online-Rechnungssystem sollte Sie davon entbinden, externe Systeme für die Steuerberichterstattung zu verwenden, und es Ihnen ermöglichen, diese innerhalb desselben Systems durchzuführen, ohne dass Sie Stunden für die Zusammenfassung von Informationen verlieren.
Warum sollten Sie eine Rechnungssoftware verwenden?
All die oben genannten Funktionen, Vorteile und Vorzüge sollten für Sie Grund genug sein, sich für eine Rechnungssoftwarelösung zu entscheiden. Aber um zu verdeutlichen, was Rechnungssoftware ist, gehen wir darauf ein, was sie für Ihr Unternehmen tun kann, mit diesen zusätzlichen Gründen, die für ihren Einsatz sprechen.
Erstellen Sie Rechnungen schneller und genauer. Dies ist weit entfernt von dem, was Sie gewohnt sind, wenn Sie eine Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen. Ein ordnungsgemäßes Rechnungsdokument muss eine Rechnungsnummer enthalten, die sich bei jeder Rechnung, die Sie versenden, unterscheidet; Details zum gelieferten Produkt oder zur erbrachten Dienstleistung; das Datum, an dem die Rechnung versandt wurde, und das Datum, an dem das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde; Name und Kontaktinformationen des Verkäufers oder Dienstleisters; Name und Kontaktinformationen des Käufers; Kostenaufschlüsselung; fälliger Gesamtbetrag; Zahlungsdetails und Fälligkeitsdatum der Zahlung. Stellen Sie sich vor, all diese Informationen manuell einzugeben, verglichen mit einem System, das alles für Sie erledigt, außer den variablen Elementen.
Rechnungen überall generieren. In Bezug auf die oben genannten Punkte können Unternehmen Rechnungen von jedem Ort mit Internetverbindung erstellen, da Online-Plattformen auf Cloud-Technologie basieren und webbasiert sind. Außerdem bieten einige Anbieter mobile Apps an, mit denen Sie Rechnungen auch unterwegs erstellen können, was mit On-Premise-Software nicht möglich ist.
Integrieren Sie die Rechnungsstellung mit Ihren wichtigsten Geschäftssystemen. Online-Rechnungsplattformen können in Ihr komplettes Buchhaltungssystem integriert werden, um all Ihre finanziellen Anforderungen zu erfüllen, und können mit Ihren Lohnabrechnungs-, Inventar-, Bank- und Berichtsmodulen verknüpft werden, indem sie eine Basisquelle nutzen. Einige Rechnungslösungen können sogar direkt mit E-Commerce-Plattformen und Warenkörben sowie mit externen Kundendatenbanken und Zeiterfassungssystemen verbunden werden.
Wie viel kostet Rechnungssoftware?
Rechnungssoftware kann entweder als eigenständige Anwendung oder als Teil eines Komplettpakets für Buchhaltungs- und Finanzsoftware erworben werden. Es gibt hier ein Missverständnis in Bezug auf Ersteres. Rechnungssoftware kann nicht wirklich für sich alleine stehen, da sie, um ihre Funktionen genau ausführen zu können, auf die eine oder andere Weise einige Buchhaltungsprozesse nutzen muss. Daher werden die meisten Rechnungstools zusammen mit anderen Funktionen in einer kompletten Buchhaltungssoftwarelösung gebündelt.
Die Preise können stark variieren – von kostenlosen Apps für kleine Unternehmen mit ein paar Dutzend Kunden oder weniger bis hin zu Apps mit zweistelligen Preisen pro Monat, abhängig von der Anzahl der Benutzer und Geschäftskunden. Die meisten werden über flexible Preispläne mit Basic- und Starter- bis hin zu Pro- und Enterprise-Angeboten angeboten.
Was auch immer Ihre Bedürfnisse sind, es sollte einen Preisplan geben, der zu Ihrem Unternehmen passt. Am besten, Sie gehen die Preisangebote der Anbieter durch und vergleichen und studieren sie sorgfältig.